Warum Hochschulen RevOps benötigen: Silos aufbrechen, um Einschreibungen und Studierendenerfolg zu steigern

Revenue Operations, oder RevOps, ist mehr als nur ein trendiges Akronym – es ist ein strategischer Ansatz, der die Silos zwischen Marketing, Vertrieb und Customer Success aufbricht. Anstatt separate Teams mit voneinander losgelösten Zielen zu haben, bringt RevOps sie unter einem gemeinsamen operativen Dach zusammen und konzentriert sich auf eine einzige Mission: vorhersehbares, skalierbares Umsatzwachstum.

Im Kern geht es bei RevOps um Transparenz und Abstimmung. Es stellt sicher, dass jeder Teil der Umsatzmaschine – von der Lead-Generierung bis zur Kundenbindung – reibungslos und effizient läuft. Das bedeutet gemeinsame Daten, einheitliche KPIs und abgestimmte Workflows. Das Ergebnis? Weniger Reibung, mehr Verantwortlichkeit und bessere Entscheidungen.

Im privaten Sektor hat sich RevOps bereits als Game-Changer erwiesen. Schnell wachsende SaaS-Unternehmen und B2B-Organisationen haben es übernommen, um Engpässe zu beseitigen, den Verkaufszyklus zu beschleunigen und jede Aktivität direkt mit den Umsätzen zu verknüpfen. Nun stellt sich die Frage: Kann derselbe Ansatz ungenutztes Potenzial im Bereich der Hochschulbildung freisetzen?

Spoiler: Ja, das kann er – und so funktioniert’s.

Vielleicht denkst du jetzt: „Wir sind kein Tech-Unternehmen – wir sind eine Universität.“ Verständlich. Aber wenn deine Einrichtung davon abhängt, Studierende zu gewinnen, einzuschreiben und zu halten (wie es bei den meisten der Fall ist), dann betreibst du einen Umsatzmotor – nur mit anderem Vokabular und anderen Stellschrauben.

So lässt sich das RevOps-Modell auf den Hochschulbereich übertragen:

1. Marketing = Bekanntheit und Interessentengewinnung
   Denk an digitale Kampagnen, bezahlte Suchanzeigen, Content-Strategien und E-Mail-Nurturing-Flows – alles darauf ausgelegt, potenzielle Studierende zu erreichen und zu aktivieren.
    
2. Vertrieb = Zulassung und Einschreibemanagement
   Dein Zulassungsteam begleitet die Studierenden durch Bewerbungen, Fragen zur finanziellen Unterstützung und Entscheidungsprozesse. Genau wie ein Vertriebsteam wandeln sie Interesse in eine verbindliche Einschreibung um.
    
3. Customer Success = Studierendenservice und Retention-Teams
   Nach der Einschreibung liegt der Fokus darauf, Studierende zu binden, zu unterstützen und erfolgreich bis zum Abschluss zu begleiten. Diese Teams sind der Motor für Retention – und damit für den langfristigen Wert.
    
4. Umsatz = Studiengebühren, Fördergelder, Spenden und mehr
   Auch wenn das oft nicht so betitelt wird – Studiengebühren, Zusatzleistungen und Alumni-Spenden bilden zentrale Einnahmequellen. Eine verbesserte Studierendenreise beeinflusst all diese direkt.

Fazit: Hochschulen funktionieren bereits wie ein RevOps-System – sie haben es nur noch nicht so benannt oder bewusst optimiert. Genau darin liegt die Chance.

Die Hochschulbildung ist für ihre Komplexität bekannt. Abteilungen arbeiten isoliert, Daten liegen in getrennten Systemen, und Studierende fallen oft durchs Raster – nicht aus Mangel an Engagement, sondern aus fehlender Abstimmung. RevOps geht diese Probleme direkt an.

• 1. Isolierte Teams und nicht abgestimmte Ziele

Marketing konzentriert sich auf die Lead-Generierung. Zulassungsteams auf Bewerbungen. Studierenden­services auf die Bindung. Wenn diese Teams jedoch ohne gemeinsame Transparenz und Zielsetzung arbeiten, erleben Studierende inkonsistente Abläufe und die Hochschule verliert an Dynamik. RevOps stimmt diese Funktionen auf eine einheitliche Studierendenreise ab.

• 2. Getrennte Daten und Technologien

CRM-, SIS-Systeme, Marketing-Automatisierungstools und Einschreibungsplattformen kommunizieren selten in Echtzeit miteinander. RevOps schafft Integration und Klarheit, sodass Ihre Teams auf denselben Daten arbeiten, die Leistung über den Funnel hinweg verfolgen und fundierte Entscheidungen treffen können.

• 3. Abbrüche im Einschreibungsprozess und geringe Conversion

Viele Hochschulen kämpfen damit, dass am oberen Trichter Interesse entsteht, dieses aber nicht in Einschreibungen mündet. RevOps identifiziert Lecks – sei es eine unklare Botschaft, eine mangelhafte Übergabe zwischen Marketing und Zulassung oder fehlende Nachverfolgung – und behebt sie durch Prozessverbesserungen und Verantwortlichkeits­regelungen.

• 4. Ineffiziente Nutzung der Arbeitszeit

Wenn Abteilungen keine gemeinsamen Tools oder Workflows nutzen, kommt es zu Doppelarbeit, verpassten Chancen und Zeitverschwendung bei Verwaltungsaufgaben. RevOps optimiert die Abläufe, sodass Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den Kontakt mit Studierenden und die Generierung von Ergebnissen.

• 5. Eingeschränkte Transparenz hinsichtlich des ROI

Ob neue Werbekampagnen oder Unterstützungs­initiativen – vielen Institutionen fällt es schwer zu messen, was tatsächlich funktioniert. RevOps führt gemeinsame Dashboards und KPIs ein, damit alle Beteiligten – vom Marketing bis zum Rektorat – die tatsächlichen Auswirkungen ihrer Maßnahmen in Echtzeit sehen können.

When higher ed institutions adopt a RevOps mindset, the payoff goes far beyond operational efficiency. It drives real, measurable impact across the entire student lifecycle.

• 1. Better Enrollment Forecasting

With clean, connected data and shared KPIs, leadership can make more accurate predictions about inquiries, applications, deposits, and matriculation. That means smarter budgeting, better resourcing, and fewer surprises.

• 2. Stronger Student Experiences

When marketing, admissions, and student services work in sync, students receive more personalized, timely, and consistent communication. That builds trust–making it easier to enroll, retain, and engage them long-term.

• 3. Higher Conversion and Retention Rates

RevOps identifies friction points and removes them. Whether it’s automating follow-ups, optimizing the application process, or tracking intervention effectiveness, it keeps more students moving through the funnel–and sticking around to graduate.

• 4. Unified Reporting and Decision-Making

No more conflicting numbers between departments. With RevOps, your institution runs on a single source of truth. Leadership can see what’s working, what’s not, and where to invest next.

• 5. Smarter Use of Technology

Instead of buying new tools to fix old problems, RevOps helps institutions make better use of the systems they already have–integrating platforms, reducing redundancy, and building automation that actually saves time.

Die Einführung von RevOps bedeutet nicht, alles auf einmal umzukrempeln. Tatsächlich beginnen die klügsten Institutionen klein – sie testen, lernen und bauen auf frühen Erfolgen auf.

1. Mit einem funktionsübergreifenden Team starten
   Bringen Sie Stakeholder aus Marketing, Zulassung, Studienverwaltung, IT und Studierenden­services zusammen. Geben Sie diesem Team einen klaren Auftrag: die Koordination und Ergebnisse über den gesamten Studierenden­lebenszyklus hinweg zu verbessern.
    
2. Systeme und Daten auditieren
   Verschaffen Sie sich einen Überblick über die eingesetzten Tools – Slate, Salesforce, HubSpot, Banner usw. – und identifizieren Sie Lücken oder Überschneidungen. Wo gehen Daten verloren? Wo hakt die Übergabe? So können Sie Ihre Integrations­bemühungen priorisieren.
    
3. Gemeinsame KPIs festlegen
   Lösen Sie sich von abteilungsspezifischen Zielen. Definieren Sie stattdessen Erfolgs­kennzahlen, die den gesamten Prozess abdecken: Anfrage-zu-Einschreibung-Quote, Zulassungs­quote, Abbrecher­rate, Erstjahres-Retention und Lebens­zeitwert. Alle sollten am selben Strang ziehen.
    
4. Einen RevOps-Pilotversuch durchführen
   Wählen Sie einen überschaubaren Einstiegspunkt – etwa die Verbesserung der Übergabe zwischen Marketing und Zulassung oder das Einrichten gemeinsamer Dashboards für Kampagnen­ergebnisse. Belegen Sie den Mehrwert, bevor Sie weiter ausrollen.
    
5. Eine Kultur der Zusammenarbeit etablieren
   Technologie ist wichtig, doch die Kultur ist entscheidend. Fördern Sie Transparenz, feiern Sie funktionsübergreifende Erfolge und schaffen Sie Rituale, die alle auf Kurs halten – zum Beispiel gemeinsame Planungssitzungen oder wöchentliche Berichte.

RevOps kann die Arbeitsweise Ihrer Einrichtung grundlegend verändern, bringt jedoch – wie jede bedeutende Veränderung – Herausforderungen mit sich. Die gute Nachricht: Die meisten Herausforderungen sind vorhersehbar und lösbar.

1. Widerstand gegen Wirtschaftsjargon

Seien wir ehrlich: Begriffe wie „RevOps“, „Pipeline“ oder „Conversion-Raten“ können in akademischen Umgebungen skeptische Blicke hervorrufen. Überwinden Sie das, indem Sie RevOps in vertraute hochschulrelevante Begriffe übersetzen – beispielsweise „Studierendenreise“, „Einschreibefunnel“ oder „Ergebnisse zur Bindung“. Die Grundidee bleibt dieselbe; es kommt nur auf die richtige Wortwahl an.

2. Datensilos und inkonsistente Systeme

Wenn jede Abteilung ihre eigenen Tools und Berichte verwendet, entsteht kein vollständiges Bild. Beginnen Sie damit, Ihre Datenquellen zu kartieren, und priorisieren Sie dann Integrationen mit hoher Wirkung. Selbst Teilverknüpfungen – etwa die Synchronisation von Lead-Status zwischen Marketing und Zulassung – können entscheidenden Schwung erzeugen.

3. Angst vor Autonomieverlust

Abteilungen befürchten möglicherweise, dass RevOps zentrale Kontrolle und den Verlust ihrer Unabhängigkeit bedeutet. Positionieren Sie es stattdessen als Ermöglichung: Es bietet Teams bessere Daten, klarere Prozesse und mehr Unterstützung, um ihre Ziele zu erreichen.

4. Begrenzte Ressourcen

Sie müssen nicht über Nacht ein vollständiges RevOps-Team einstellen. Beginnen Sie damit, bestehende Rollen zu RevOps-„Champions“ zu ernennen. Nutzen Sie die Tools, Berichte und bereichsübergreifenden Meetings, die Sie bereits haben, und bauen Sie darauf auf.

5. Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung

Ohne Rückhalt der Führungsebene kommen RevOps-Initiativen oft nicht voran. Konzentrieren Sie sich darauf, den finanziellen und operativen Nutzen herauszustellen: verbesserte Prognosen, geringere Abbrecherquoten und eine höhere Rendite Ihrer Marketingausgaben. Verknüpfen Sie dies mit strategischen Zielen wie dem Wachstum der Einschreibungen und dem Studierendenerfolg.

RevOps bedeutet nicht, einfach ein weiteres System hinzuzufügen oder eine oberflächliche Initiative zu starten. Es ist ein strategischer Wandel in der Arbeitsweise Ihrer Einrichtung – eine Ausrichtung von Menschen, Prozessen und Plattformen auf ein gemeinsames Ziel: eine bessere, effizientere und messbarere Studierenden­erfahrung zu ermöglichen.

Richtig umgesetzt verwandelt RevOps Komplexität in Klarheit. Es verknüpft die Puzzleteile zwischen den Abteilungen, stärkt das Vertrauen der Führungsebene in die Daten und – am wichtigsten – verhindert, dass Studierende in den Zwischenräumen „verloren gehen“.

In einem Umfeld, in dem jede Immatrikulation zählt und jeder Euro eine Rolle spielt, ist eine solche operative Abstimmung nicht nur hilfreich, sondern essenziell.

Bereit, RevOps an Ihrer Einrichtung zu erkunden?

Wenn Sie Silos aufbrechen, die Einschreibungs­ergebnisse verbessern oder einfach Ihre Teams besser zusammenarbeiten lassen möchten, könnte RevOps der Schlüssel sein. O8 ist eine Digital­marketing-Agentur für den Hochschulbereich, die Bildungseinrichtungen dabei unterstützt, intelligentere und stärker vernetzte Systeme aufzubauen, die tatsächlich Ergebnisse liefern.

Lassen Sie uns das Gespräch beginnen. Vereinbaren Sie eine kostenlose Strategiesitzung, um zu erkunden, wie ein RevOps-Ansatz für Sie funktionieren kann.