Contratación de un Asistente de Marketing Virtual: Guía Paso a Paso

No existe una descripción de puesto clara para un asistente de marketing digital, ya que cubren varias tareas dentro de la estructura del equipo de marketing. Esencialmente, los asistentes de marketing digital suelen ser profesionales de nivel inicial encargados de:

• realizar investigaciones de mercado
• ejecutar funciones repetitivas como actualizar bases de datos
• hacer investigaciones de palabras clave
• redactar textos cortos, y a veces largos, para redes sociales
• preparar presentaciones

A un nivel más profundo, los asistentes de marketing digital pueden ayudarte con:
 

Marketing de Contenidos

Aquí es donde creas y compartes contenido informativo —texto, video, imágenes y audio— con un público objetivo relevante. El objetivo es ayudar a ese público a mejorar su calidad de vida en tu área de especialización o posicionarte como un referente en el tema, la persona a la que recurren cuando enfrentan desafíos.

Pero el marketing de contenidos es una estrategia compleja y que requiere mucho tiempo, a menos que cuentes con un asistente de marketing virtual. Eso sí, debe ser alguien que entienda los fundamentos del marketing de contenidos. Tu asistente virtual puede gestionar el calendario de contenidos, publicar lo ya creado, etc.
 

Gestión de Redes Sociales

Tus redes sociales también son esenciales en tu estrategia de marketing. Pero es fácil enfocarse demasiado en el crecimiento social y desviarse del enfoque principal del negocio. Por eso, lo mejor es contar con un asistente virtual de marketing que gestione tus cuentas y campañas en redes sociales por ti.
 

Gestión de Proyectos

El trabajo de un gestor de proyectos requiere habilidades específicas en gestión y liderazgo. Los asistentes virtuales funcionan como asistentes personales para todo el equipo de marketing, planificando iniciativas, ayudando con la coordinación remota del equipo, entre otros. Por supuesto, deben manejar bien la herramienta de gestión de proyectos de tu empresa, a menos que planees capacitarlos.
 

Como mencionamos antes, los asistentes de marketing no se limitan a estos roles. Pueden abarcar múltiples funciones, lo que puede contribuir significativamente al crecimiento de tu empresa, especialmente si eres una pequeña o mediana empresa.

¿La mejor parte de los asistentes de marketing? Puedes tenerlos por una fracción del costo de todo un departamento de marketing.

Aquí está el porqué eso importa.

La Oficina de Estadísticas Laborales afirma que el costo promedio por contratación es de 36 dólares por hora. Agregar un empleado de tiempo completo con experiencia en marketing podría ayudarte con tus esfuerzos de marketing, pero te sorprenderías de los costos ocultos que implica.

Contratar a un empleado de tiempo completo implica pagar beneficios, incentivos y cubrir ineficiencias como pagar a alguien por estar presente aunque no esté realizando trabajo productivo. También hay que pagar vacaciones y pasar por un largo proceso de integración para familiarizarlo con la empresa. Ya te haces la idea.

Compáralo con la forma en que opera un VA. Ellos pueden elegir su horario y trabajar a tiempo completo o parcial, lo que aumenta la productividad. De hecho, estudios muestran que los empleados de tiempo completo solo son productivos menos de 3 horas al día. ¿No sería mejor usar tus recursos contratando un VA que aproveche esas tres horas al máximo?

De esta manera, puedes ahorrar dinero y lograr más trabajo. Datos de Best of Budgets muestran que un asistente virtual puede reducir los gastos operativos hasta en un 79% al año.

En otras palabras, contratar un VA puede ser muy eficaz y económico. Obtienes conocimientos en marketing digital y años de experiencia aplicados a tu empresa. Pero contratar un VA no es perfecto.

Incluso las organizaciones más exitosas pueden cometer errores al contratar asistentes virtuales para sus equipos de marketing. Aquí tienes algunos de esos errores para que puedas evitarlos:

Contratar con prisa

Este es un error común entre emprendedores individuales y propietarios de pequeñas empresas que buscan externalizar talento en marketing.

Por ejemplo, después de meses de arduo trabajo, consigues uno o dos grandes clientes, y de repente te das cuenta de que no tienes el equipo necesario para manejar esa carga de trabajo. De forma apresurada, necesitas un equipo de marketing… y lo necesitas para ayer.

¿Un consejo profesional? No contrates asistentes de marketing digital con prisas. Claro que los necesitas. Pero te conviene más tomarte el tiempo para calificar las solicitudes antes de contratarlos. De lo contrario, prepárate para apagar incendios en todos lados.

Usar un proceso de incorporación deficiente

Incorporar adecuadamente a tus nuevos empleados puede marcar la diferencia en el impacto que tendrán tus asistentes virtuales. Y esto aplica para cualquier contratación, independientemente de su experiencia.

Piensa en esto: si llevas a un chef de clase mundial a tu restaurante sin mostrarle quién hace qué, dónde está todo o cómo se preparan los pedidos, no puedes esperar que produzca la misma calidad de comida por la que es conocido.

Dedica tiempo a enseñar a tus nuevos empleados sobre tus flujos de trabajo y procesos, y tendrás un as bajo la manga.

Integrar nuevos asistentes de marketing sin un período de prueba

Necesitas saber qué valor puedes esperar a cambio de tu dinero. Hemos visto muchas veces casos en los que contratas y pagas a asistentes virtuales, pero recibes resultados de baja calidad. ¿La solución? Un proyecto de prueba.

Incluir un proyecto de prueba en tu proceso de contratación es una excelente manera de evaluar a los asistentes antes de incorporarlos oficialmente. Puedes revisar cuidadosamente habilidades blandas como la comunicación y la gestión del tiempo mediante un ejercicio práctico.

Por ejemplo, si eres una agencia de marketing digital, puedes profundizar en detalles como su conocimiento sobre SEO, herramientas CRM, PPC, etc.

Lo mejor es que el período de prueba beneficia a ambas partes. Tú sabes si el candidato encaja bien contigo, y ellos también descubren si desean comprometerse con tu proyecto.

Contratar asistentes virtuales solo por falta de dinero

Si basas tu proceso de contratación únicamente en tu falta de recursos en lugar de en una necesidad empresarial real, te estás preparando para fracasar. Muchos equipos de marketing digital operan con presupuestos ajustados, claro. Pero eso no justifica hacer contrataciones de esa manera.

Lamentablemente, eso es lo que suele ocurrir. Escucharás cosas como:

"Hola, no tengo mucho dinero, así que en lugar de cubrir un solo puesto, ¿puedes hacer tres? Ah, y ¿puedes con todo eso en una hora al día?"

Peor aún:

"Hola, necesito un asistente virtual experimentado que sepa de campañas de marketing digital, tareas administrativas, Google Ads y Google Analytics, con título universitario y presencia online... pero solo puedo pagarte 10 dólares."

Puedes olvidarte de conseguir un VA calificado. Muchos empleadores de VA como Paul de Hidden Alpha también lo han aprendido.

4. Focusing too much on cost

You can definitely hire an entry level VA for $5 an hour. But for $10 an hour you could hire a middle level manager with 20 years of call center experience, amazing judgement, and professional ownership experience. Think if the $5 is that important

— Paul (@CREHiddenAlpha) November 3, 2022

Tu motivación principal para contratar un VA debe ser cubrir un rol específico y lograr un objetivo concreto. Sé específico.

Crear una descripción de trabajo sobrecargada para una sola persona

Recuerda siempre que las personas estudian años para desarrollar habilidades específicas. Luego perfeccionan esas habilidades con el tiempo y se convierten en expertos.

Claro, hay personas que amplían su conjunto de habilidades y dominan múltiples áreas, pero el tiempo es un juego de suma cero. El tiempo que pasas haciendo una cosa es tiempo que no puedes dedicar a otra.

¿Qué quiero decir con esto? No busques a una sola persona que pueda hacer todo el trabajo de un equipo completo de marketing. Solo caerás en la trampa del “aprendiz de todo, maestro de nada.”

Si estás listo para obtener verdadero valor por tu dinero, necesitas cambiar tu estrategia de contratación de asistentes virtuales. Aquí te mostramos cómo contratamos asistentes virtuales que realmente nos dan resultados.

Documenta tu Proceso

Trabajar con un asistente virtual es más complejo que simplemente describir tus necesidades por llamada y esperar que se cumplan. Por eso documentamos nuestro proceso de trabajo, el software de marketing y la estrategia antes de contratar.

También desarrollamos reglas que los nuevos asistentes deben seguir, lo cual minimiza errores y garantiza que las tareas se realicen como necesitamos. Puedes incluso crear plantillas para que tu nuevo asistente virtual las utilice desde el primer día. Esto facilita su integración a tus operaciones y te obliga a considerar cada paso que necesitarás explicarle.

Nicole Martins Ferreira menciona que: "La capacitación debe ir más allá de un simple documento con pautas. Muchas veces, los asistentes virtuales necesitan todo el contexto que puedas brindarles para tener éxito con poca supervisión y así ofrecer un servicio al cliente que genere una experiencia positiva con tu marca."

Por eso usamos Loom para grabar nuestros flujos de trabajo y también creamos un pequeño centro de recursos en Teamwork para que nuestros contratados se pongan al día rápidamente.

Afina tu Descripción del Puesto

Muchos dueños de negocios no consideran el impacto que puede tener una mala descripción de puesto en los candidatos antes de apresurarse a escribirla. Este paso funciona como primer filtro. Te ayuda a descartar candidatos inadecuados desde el inicio.

Usa un lenguaje claro y específico para describir tus expectativas. ¡Y no olvides mencionar que se trata de un puesto virtual!

También es crucial evaluar las plataformas y herramientas que usas, ya que es mucho más fácil encontrar un VA con experiencia en ciertos programas (como Facebook, Hootsuite o Zendesk) que entrenar a alguien desde cero.

Además, ve directo al grano. Te sorprenderá saber que la mayoría de los candidatos decide si postularse a una oferta de empleo en apenas 14 segundos.

Usa un Canal de Selección para Aspirantes

Es buena idea tener visibles de un vistazo a tus principales candidatos a asistentes virtuales, para poder monitorear y comparar su progreso durante el proceso de selección. Una forma de hacerlo es mediante plataformas como Workello. Workello te permite evaluar candidatos con pruebas previas y tener una interfaz visual como esta:

Esto te da un enfoque visual claro para seguir a los postulantes desde la solicitud hasta la entrevista, la prueba, etc.

Incluso puedes automatizar algunas acciones, como enviar correos con enlaces para agendar entrevistas, o rechazar candidatos de forma amable y automatizada, conservando buenas relaciones por si los necesitas en el futuro.

Aunque parezca trabajo extra, crear un sistema claro para gestionar candidatos sienta las bases para el crecimiento futuro y mejora la experiencia de los postulantes.

Consejo Pro: entrevista a los candidatos vía Zoom o Google Meet, especialmente si los encontraste en un marketplace. Busca testimonios de otros clientes y pruebas de su experiencia.

Introduce a tu VA en tu empresa gradualmente para saber en qué áreas se desenvuelve mejor. Si le das demasiada responsabilidad desde el principio, podrían surgir problemas.

Monitorea el Rendimiento y Controla el Tiempo

Puede ser difícil estimar cuántas tareas debe completar tu asistente virtual por hora. Aquí entra el control de tiempo.

Aunque muchos VAs ya utilizan métodos para registrar sus horas y facturarlas, tú también puedes usar herramientas como Toggl.

Da libertad para que tu VA sea creativo, pero mantén reuniones frecuentes para detectar oportunidades de mejorar flujos o procesos.

A veces, el asistente puede encontrar un método más eficiente que el que sugeriste. Incluso puede integrarse tanto en tu negocio que empiece a proponer ideas como un miembro más del equipo.

Luego, considera ampliar sus responsabilidades cuando ya esté familiarizado con su trabajo. Puede subcontratar procesos o ayudar a contratar otro VA para otras áreas de tu negocio.

Es común que los propietarios de negocios asignen a un empleado de tiempo completo tareas para las que no está calificado. Esto ocurre por querer llenar sus horas laborales simplemente porque están en nómina —lo cual, lamentablemente, eleva los costos del proyecto. Aún peor, puede resultar en un trabajo deficiente que da una imagen equivocada a los clientes.

Es menos probable que se le asignen tareas a un asistente virtual fraccional para las que no esté capacitado, ya que solo se le paga por el trabajo realizado. Esto se traduce en un ahorro significativo para la empresa y permite que el asistente aproveche al máximo sus habilidades más fuertes. Pero eso no es todo.

Al trabajar de forma remota, los asistentes virtuales fraccionales suelen proporcionar sus propias herramientas. Además, a menudo se les considera contratistas independientes y son responsables de sus propios impuestos y gastos. Asegúrate de consultar con tu contador para confirmar que tu asistente virtual no califique como empleado a efectos fiscales antes de contratarlo.

Por supuesto, lo ideal es no basar tu decisión de contratación únicamente en el precio, sino en lo que el asistente puede aportar a tu negocio. Aun así, es un factor importante a considerar.

Entonces, ¿Vale la Pena Contratar un Asistente Virtual?

Los asistentes virtuales de marketing sin duda tienen argumentos a su favor. Y ya sabes lo que dicen: problema compartido, problema medio resuelto.

No cabe duda de que eres excelente en lo que haces. Tu trabajo de calidad está atrayendo a más personas —por eso necesitas ayuda. Obtener apoyo cuando lo necesitas te devuelve horas del día y te permite hacer más trabajo sin necesidad de contratar a otro empleado. Puedes obtener ayuda experta cuando la necesites y a una fracción del costo.

Pero encontrar esta ayuda puede ser un reto, especialmente con lo bajo que es el umbral de entrada hoy en día. Por eso es mejor contar con expertos como O8 que hagan el trabajo por ti.

Con el marketing fraccional de O8, obtienes una extensión de tu equipo de marketing y una agencia digital integrada. Tendrás un líder de experiencia del cliente (CXL) asignado a tu cuenta, que actuará como enlace principal entre tu equipo y el nuestro, gestionando el flujo de trabajo, la calidad, la asignación de habilidades y los plazos.

Pero sin presión. Puedes solicitar una sesión estratégica gratuita y sin compromiso, con un plan personalizado para alcanzar la excelencia en marketing. Contáctanos hoy para obtener más información.