2025 Beste CRM-Software: Top 10 Plattformen

Bei CRM-Tools gibt es einen Kompromiss zwischen Preis und Funktionalität. Im Allgemeinen bedeutet ein niedrigerer Preis weniger Anpassungsoptionen, weniger Funktionen und manchmal auch weniger Kundensupport.

Alle CRM-Systeme können in der Regel einfache Kontaktverwaltung, E-Mail-Integration, Vorlagen und grundlegendes Pipeline-Management bewältigen, aber zusätzliche Funktionen wie E-Mail-Marketing, Segmentierung, Projektmanagement-Funktionen, Vertriebsmanagement, APIs, Integrationen von Drittanbietern, eine begleitende mobile App und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit können je nach Preis variieren.

Hier betrachten wir nicht nur die besten SaaS-CRM-Lösungen in verschiedenen Kategorien, sondern auch die wichtigsten Überlegungen, die bei der Auswahl einer CRM-Plattform zu beachten sind.

HINWEIS: Die Wahl des „besten CRM“ bedeutet nicht zwangsläufig, Platz 1 dieser Liste zu wählen

Nur weil wir Salesforce als Nr. 1 aufführen, heißt das nicht, dass es die beste Wahl für Ihre Organisation ist. Zwar ist es möglicherweise das größte und funktionsreichste, aber es ist auch das sperrigste und hat mit der Benutzererfahrung sowie der Akzeptanz durch Mitarbeitende zu kämpfen. Was nützt ein großartiges CRM, das Ihre Nutzer letztlich nicht verwenden? Ganz zu schweigen vom Preis…

Salesforce ist eine beliebte Wahl für Organisationen, die mehrere Echtzeit-Datenquellen vereinheitlichen und komplexe Geschäftslogik orchestrieren möchten – es fungiert als „Gehirn“ der Organisation. Es ist das führende CRM im Gartner Magic Quadrant for the CRM Customer Engagement Center 2023. Wenn Sie jedoch ein einfaches CRM suchen, das direkt einsatzbereit ist, ist dies nicht Ihre beste Wahl – die Lernkurve ist steil und es richtet sich definitiv nicht an kleine Teams, die lediglich einen Ort zum Speichern von Kundeninformationen und Verwalten eines einfachen Verkaufsprozesses suchen.

Der Funktionsumfang von Salesforce ist enorm, geht weit über reine CRM-Fähigkeiten hinaus und wächst ständig weiter.

Es kann als Plattform für Kundenservice, digitales Marketing, E-Commerce, als Integrationspunkt für Drittanbieter-Apps (sowie MDM-, ERP-, Analyse- und Identitätssysteme), Blockchain-Anwendungen und -Netzwerke, KI, Business Intelligence (BI) und Analysen, als Website-CMS und Frontend sowie als branchenspezifische Lösung für Gesundheitswesen, Fertigung, Behörden und andere Industrien dienen.

Salesforce ist riesig, extrem leistungsfähig und komplex, weshalb es sich hervorragend für größere Unternehmen (ca. 100 Mio. $+ Jahresumsatz) oder solche mit spezifischen komplexen Anforderungen und ERP-Systemen eignet.

Genau diese Leistungsfähigkeit und Flexibilität können Salesforce jedoch für Unternehmen zur Albtraum-Wahl machen, die nicht alle Funktionen benötigen. Wir haben Fälle gesehen, in denen die Implementierungskosten von Salesforce die ursprünglichen Schätzungen um ein Vielfaches überstiegen und Ressourcen sowie Cashflow der Firma aufzehrten, obwohl Salesforce in Wirklichkeit gar nicht nötig war – nur um anschließend eine geringe Akzeptanz im Vertriebsteam zu erleben, was eine äußerst schlechte Situation darstellt.

Damit niemand unnötig abgeschreckt wird – wir haben auch erfolgreiche und stark angenommene Salesforce-Implementierungen gesehen – sollten Sie vor einer derart tiefgreifenden Investition in CRM-Infrastruktur unbedingt einen erfahrenen Branchenexperten (wie unsere Firma) konsultieren. Andernfalls verlassen Sie sich auf das Salesforce-Vertriebsteam, dessen Anreiz es ist, Salesforce zu verkaufen, nicht unbedingt Ihren Erfolg mit der Plattform sicherzustellen.

Salesforce-Integrationen: HubSpot, Marketo und andere

Wenn Salesforce als „Gehirn“ Ihrer Organisation agiert, muss es nicht Ihr Standard-CRM sein, und auch Pardot muss nicht Ihre Marketing-Automatisierungsplattform sein. Es gibt hervorragende Integrationen mit HubSpot, Marketo und weiteren Plattformen.

Dieser Punkt ist wichtig – wir empfehlen Pardot im Allgemeinen nicht, müssen uns jedoch oft damit auseinandersetzen, weil Kunden es gewählt haben, ohne andere nahtlos mit Salesforce integrierbare Optionen zu kennen.

HubSpot CRM bietet eine kostenlose Version mit solider CRM-Funktionalität, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Beachten Sie jedoch, dass im kostenlosen Tarif viele Zusatzfunktionen enthalten sind, die Sie erst upgraden müssen, wenn Sie fortgeschrittener werden. Es gibt Beschränkungen bei der Anzahl der Kontakte und anderen wichtigen Funktionen, die zum Skalieren Ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten erforderlich sind. Beispielsweise bietet HubSpot im kostenlosen Plan grundlegende Vertriebsautomatisierung; fortgeschrittene Funktionen wie automatisierte E-Mail-Sequenzen erfordern ein kostenpflichtiges Upgrade.

Bei einem derart leistungsstarken Tool ist das jedoch zu erwarten. Sie müssen nur die Einstellung haben, dass Sie einen Großteil von HubSpot zunächst kostenlos ausprobieren können, es sich jedoch letztlich um eine Sales- und Marketing-Maschine handelt, die ihre Kosten rechtfertigt, sofern Sie die Prozesse richtig implementieren und über geeignete Geschäftsabläufe verfügen.

Was die Benutzererfahrung betrifft, gewinnt HubSpot eindeutig. Als extrem leistungsfähiges und intuitives Tool meistert es seine eigene Komplexität mühelos und wird durch ein überaus reaktionsschnelles und hervorragendes Support-Team ergänzt. Benötigen Sie keine „Pro“- oder „Enterprise“-Funktionen? Prima – Sie sehen sie erst, wenn Sie dafür bezahlen, doch die Benutzeroberfläche bietet Ihnen Hinweise, die Ihnen beim Wachstum den Weg weisen.

Eine weitere großartige Ressource ist die HubSpot Academy. Wenn Sie ein erfahrener Digital-Marketing- oder CRM-Experte sind, mag manches Material langatmig erscheinen; dennoch finden Sie dort auch sehr hilfreiche Inhalte.

Adobe wird im Magic Quadrant für CRM als Marktführer aufgeführt, aber wer hätte gedacht, dass sie ein eigenes CRM anbieten? Marketo ist kein CRM, sondern eine Marketing-Automatisierungsplattform, die sich in CRMs integrieren lässt. Googeln Sie ruhig mal „Adobe CRM“ oder „Marketo CRM“ und überzeugen Sie sich selbst von der Verwirrung und dem Mangel an Informationen.

Warum hat Gartner also Adobe als CRM-Marktführer ausgewählt? Wahrscheinlich wegen dieser Partnerschaft zwischen Adobe und Microsoft Dynamics CRM. Im Wesentlichen ist Adobe nur dann ein ernsthafter CRM-Kandidat, wenn Sie Adobe Experience Manager einsetzen. Ein weiterer Grund könnte sein, dass Marketo sich gut in andere CRMs integriert, aber das ist kaum ein überzeugender Grund, Marketo selbst als CRM-Konkurrenten zu listen. Wir sind definitiv nicht die Einzigen, die sich darüber auslassen, Adobe als CRM-Marktführer einzustufen.

Leben und atmen Sie Open Source oder möchten Sie sich vor Vendor-Lock-in-Effekten wie steigenden Preisen schützen? Mautic könnte eine interessante Wahl für Sie sein, insbesondere wenn Ihre Website auf Drupal läuft oder Sie eine Drupal-CRM-Integration wünschen, da es von Acquia übernommen wurde.

Out-of-the-box ist es möglicherweise nicht die beste Wahl, es sei denn, Ihre Organisation pflegt bereits eine DIY- und technische Kultur. Die Benutzererfahrung ist nicht ganz so glatt wie bei HubSpot, und wir können noch nicht genau sagen, welche Auswirkungen die Übernahme durch Acquia auf Mautic haben wird. Dennoch könnte es für bestimmte Organisationen, die ein Open-Source-CRM wünschen, einen Blick wert sein.

Probieren Sie SharpSpring aus. Zwar ist die Benutzererfahrung (UX) und die Innovationsgeschwindigkeit möglicherweise leicht hinter HubSpot zurück, aber dies ist eine sehr umfassende Plattform, die Ihnen die Infrastruktur bietet, um hervorragende Vertriebs- und Marketingaktivitäten durchzuführen.

Als Unternehmen unterschätzen wir nie die Bedeutung der UX und setzen sie über alles, da sie Aspekte wie Tool-Adoption, Arbeitszufriedenheit, Produktivität der Endnutzer und den Gesamterfolg einer Implementierung beeinflusst. Gleichzeitig verstehen wir aber auch, dass in manchen Situationen die Kosten stärker ins Gewicht fallen müssen.

Wenn Sie die Wahl zwischen Pardot und einem Tool wie diesem hätten, würden wir definitiv SharpSpring empfehlen. Pardots UX ist unserer Meinung nach komplexer und schlechter als die von SharpSpring. Allerdings kann Pardots Funktionsumfang in bestimmten Kontexten umfangreicher sein.

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass viele dieser “CRM”-Lösungen weit über die reine Verwaltung von Kundenbeziehungen hinausgehen – sie sind eigentlich CRMs mit Marketing- und Automatisierungs-Funktionen obendrauf. Manche Unternehmen brauchen das einfach nicht oder haben bereits eine separate Lösung für Marketing und Marketing-Automatisierung im Einsatz.

Suchen Sie nach etwas Einfachem, Leistungsstarkem und Kostengünstigem, das lediglich Vertrieb, E-Mail, Berichterstattung, Lead-Management und Deal-Pipeline abdeckt? Probieren Sie Nutshell oder Pipedrive aus. Tatsächlich hat Nutshell einen nützlichen Vergleich erstellt, in dem es sich mit anderen Lösungen, etwa Pipedrive, aber auch komplexeren und funktionsreicheren Tools wie HubSpot und Salesforce, misst.

Wir mögen Nutshell, weil es klar definiert, was es ist und für wen es gedacht ist, nicht versucht, mehr zu sein, und das, was es bietet, hervorragend umsetzt – und ganz ehrlich, weil es unser erstes CRM vor vielen Jahren war. Pipedrive ist unserer persönlichen Erfahrung nach ebenfalls ein sehr empfehlenswertes Tool für Unternehmen dieser Kategorie und wird sogar häufiger empfohlen als Nutshell.

Sind Sie ein kleines Unternehmen, das auf Beziehungen setzt? Nutzen Sie zudem Office 365 oder G Suite für E-Mail und Kommunikation? Probieren Sie Nimble CRM aus. Nimble ist speziell auf den Beziehungsaufbau zwischen kleinen Unternehmen und Kunden sowie Interessenten ausgerichtet.

Was die Funktionen angeht, dürfen Sie sich auf übersichtliche, farbenfrohe Dashboards, intelligente Social-Media-Integrationen und tiefe Verknüpfungen mit über 160 Drittanbieter-Apps freuen, um Ihre Kontaktdaten zusammenzuführen.

Es ist außerdem ein hochgradig kontextbezogenes CRM, das angereicherte Daten in Pop-ups liefert – egal, ob Sie gerade ein LinkedIn-Profil, eine E-Mail oder eine Kalender­einladung in G Suite betrachten.

Obwohl unsere Erfahrungen mit diesem CRM als Organisation begrenzt sind, haben wir es demo­tisch getestet, waren begeistert und finden, es verdient eine eigene Kategorie.

Manchmal möchten Sie Ihr Standard-CRM nicht mit Vertriebskontakten „verschmutzen“, also mit Kontakten, die kalte Leads sind, die Sie noch nie kontaktiert haben und die Sie nie kontaktiert haben, oder die Sie gerade durch Outbound-Vertriebsmaßnahmen „anwärmen“.

Diese gehören nicht in Ihr Standard-CRM, wenn Ihre Aufgabe als Vertriebsteam darin besteht, sie zu pflegen, zu qualifizieren usw. Möglicherweise nehmen sie nie Kontakt zu Ihnen auf und kommen stattdessen über einen Marketing-Trichter herein, doch in Ihrer Organisation zählt das vielleicht nicht als provisionsberechtigter Weg.

Wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, sollten Sie Close.io in Betracht ziehen – ein Nischenanbieter, der sich auf Outbound-Vertrieb konzentriert und Funktionen wie automatisches Wählen und E-Mail-Kadenz bietet. Close.io verfügt außerdem über SMS-Outreach, Telefonanrufe, Predictive Dialer, Pipelines und Vertriebsberichte. Es ist ein voll ausgestattetes Tool für Vertriebsmitarbeiter, das Vertriebsautomatisierung, Chancenmanagement, Follow-up-Erinnerungen und weitere Funktionen bietet, die Vertriebsprofis schätzen.

Wenn Sie ein CRM suchen, das Vertrieb und Marketing vereint, ist dies nicht das Richtige. Aber wenn Sie Teil eines Vertriebsteams sind (oder der einzige Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen), könnte dies ein interessantes Tool sein, das Ihre Produktivität steigert und speziell für den Vertrieb entwickelt wurde – im Gegensatz zu vielen CRM-Lösungen, die sowohl für Vertrieb als auch für Marketing konzipiert sind.

Zoho CRM bietet eine breite Palette an Funktionen zu einem günstigen Preis. Es ist weniger intuitiv als andere CRM-Lösungen und weist daher Einschränkungen in der Benutzerfreundlichkeit auf. Mit Zoho CRM können Sie jedoch komplexe Vertriebs- und Marketing-Workflows erstellen, E-Mail-Marketing durchführen, Prognosen erstellen, Leads generieren und bewerten sowie komplette Marketingkampagnen durchführen. Es ist in der Tat eine umfassende Suite von Marketing-Tools. Wenn Sie ein völlig kostenloses CRM suchen, kann deren kostenloser Tarif für bis zu drei Benutzer ein guter Ausgangspunkt sein.

Freshworks CRM ist eine interessante Lösung, da sie mit ihrer Kundensupport-Software Freshdesk beginnt und hochwertige Kundeninteraktionen sowie Support in den Vordergrund stellt. Anschließend wird die CRM-Komponente mit Freshworks ergänzt, ebenso wie Chat, IT-Management-Dienste, ein cloudbasiertes Telefonsystem und eine Lösung für Recruiting und Onboarding.

Anstatt sich ausschließlich auf CRM zu konzentrieren, scheint Freshworks ein Set von Verwaltungstools für das gesamte Unternehmen zu sein, was für bestimmte Unternehmen durchaus reizvoll ist.

Natürlich gibt es noch weitere großartige CRM-Lösungen, und die Auswahl kann überwältigend sein. Zum Beispiel ist Insightly eine immer beliebter werdende Option, doch wir haben bisher nur wenig Kontakt mit dieser Plattform gehabt. Sie scheint ideal für Startups oder alle, die eine leistungsstarke CRM- und Marketing-Automatisierungs-Plattform suchen, um Vertriebs-, Marketing- und Projektteams zu koordinieren.

Eine weitere Option ist Sugar CRM – ein großartiges Tool, das eine gute Wahl sein kann, wenn Ihr Hauptaugenmerk auf der Kundenerfahrung liegt, aber es hat es dieses Jahr nicht in unsere Liste geschafft.

Es gibt auch einfache CRM-Lösungen wie Mailchimp, die zwar technisch gesehen ein CRM sind, sich aber hauptsächlich auf die Speicherung von Kundendaten beschränken. Dies könnte beispielsweise für einen allein arbeitenden Kleinunternehmer eine gute Wahl sein.

Für alle, die gerne direkt im E-Mail-Client arbeiten, gibt es mit Streak ein interessantes CRM, das Ihnen erlaubt, Leads direkt in Gmail zu verwalten, sowie verschiedene CRMs, die sich in Outlook integrieren lassen (siehe hier).

Eine weitere hervorragende Option ist Agile CRM, das jetzt eine kostenlose Version für bis zu 10 Benutzer anbietet – eine wirklich All-in-One-Plattform für Vertrieb, Marketing und Service.

Während die meisten CRM-Lösungen heutzutage Software-as-a-Service-(SaaS)-Plattformen sind, ist Microsoft Dynamics ein Beispiel für eine On-Premise-Lösung. In der Regel sind On-Premise-CRMs teurer und lassen sich häufig in eine ERP-Umgebung integrieren.

Die Integration Ihrer CMS-Website mit Ihrem CRM kann von relativ einfachen bis hin zu komplexen Aufgaben reichen. Sowohl Drupal als auch WordPress bieten beispielsweise Plugins für HubSpot, Salesforce und andere beliebte CRM-Plattformen. Ebenfalls möglich ist die Nutzung von Zapier zum Hin- und Herschicken von Daten. Darüber hinaus stellen die Plattformen oft selbst Code-Snippets bereit, die Sie einfach in Ihre Website einbetten können.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass viele dieser Plugins und eingebetteten Formulare fast niemals ADA-konform sind, falls Ihnen die Barrierefreiheit Ihrer Website für Menschen mit Behinderungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wichtig ist.

Wir behandeln das Thema CRM-Integration mit Ihrer CMS-Website ausführlicher hier.

CRM-Systeme können Ihrem Unternehmen dabei helfen, viele Komponenten Ihres Vertriebs- und Marketing-Workflows auszuführen, einschließlich Kontaktverwaltung, E-Mail-Kampagnen, Workflow-Automatisierung, Aufgabenverwaltung und Landing Pages. Sie können sogar Helpdesk-Funktionen umfassen, um den Support zu optimieren und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Treffen Sie Ihre CRM-Wahl nicht leichtfertig. Wenn Sie kein Technologieunternehmen mit umfangreicher Erfahrung in Recherche und Implementierung verschiedener CRM-Lösungen sind, kann eine unkluge Entscheidung oder mangelhafte Umsetzung ernsthaften Schaden in Ihrer Organisation anrichten. Wir erleben häufig Kunden, die ihre CRM-Entscheidung wie ein Geheimnis hüten, obwohl wir diejenigen sind, die bereits erfolgreiche und katastrophale Projekte in den unterschiedlichsten Branchen gesehen haben.

Was auch immer Sie tun: Ziehen Sie unbedingt einen vertrauenswürdigen technischen Partner hinzu, der Ihnen mindestens bei der Entscheidungsfindung hilft und idealerweise die Implementierung selbst übernimmt oder zumindest deren Durchführung durch Dritte überwacht.